Jak ve firmě archivovat doklady? I po letech musí být čitelné

Firma během svého provozu vytvoří nepřeberné množství dokladů a dokumentů – účetních, daňových i jiných. Jakmile je využije pro jejich daný účel, stávají se nadbytečnými. Právní normy však nedovolují doklady ničit, nýbrž přikazují jejich archivaci.

Doklady a dokumenty, se kterými firma pracuje či se podle nich řídí, se musí archivovat. Doba archivace se u jednotlivých druhů dokladů liší (3 až 30 let). Liší se také právní normy, které upravují, jak dlouho by měl podnikatel ten který doklad uchovávat. A konečně lišit se budou také archivační povinnosti v závislosti na podnikatelském subjektu.

Archivace – poslední fáze „životnosti“ dokladu, kdy se doklad uchovává po určitou dobu tak, aby mohl být efektivně využit

Archivovat papír nebo CD?

Skladovat veškerou dokumentaci v listinné podobě může být náročné – stohy papírů a šanonů totiž vyžadují určitý prostor. Na trhu se pohybuje mnoho firem, které se na archivaci dokumentů přímo specializují a za úplatu si je možné tyto služby nechat outsourcovat. "Pro podnikatele je to levnější. Navíc nemusí znát zákony, ani skartační lhůty," tvrdí Miloš Vacek, obchodní ředitel společnosti Inkam, s.r.o., která se na archivaci dokumentů specializuje.

Doklady je také možné převést a uchovávat v elektronické formě. Nosiče dat tak mohou nedostatek prostoru vyřešit. Na techniku se myslí i v zákonech, jimiž se archivace jednotlivých dokumentů řídí. Nejpečlivěji vymezuje formu záznamů zákon o účetnictví. Ten kromě listinné podoby dokladu zmiňuje také podobu smíšenou a technickou, kterou může představovat například CD.

Zákon o účetnictví dělí formy dokladů:

Listinná podoba – účetní záznam provedený na analogový nosič rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky

Technická podoba – účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný

Smíšená podoba – účetní záznam v listinné formě obsahující také informace v technické formě pro osobu nečitelné, které umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný

Ať už se však doklady nacházejí v jakékoli formě, musí splňovat podmínku čitelnosti pro fyzickou osobu. V opačném případě musí být jejich čitelnost zajištěna odpovídajícím technickým vybavením. Kromě toho musí podnikatel dohlédnout na to, aby jeho účetní záznamy byly po celou dobu archivace ochráněny před zneužitím, poškozením, zničením, neoprávněnou změnou, ztrátou nebo odcizením.

Nepředpokládané nepříjemnosti pak může přivodit živelná pohroma, například povodeň. V tom případě je nutné finančnímu úřadu ztrátu dokladů nahlásit.

Při digitalizaci dat je tedy nutné zajistit jejich dlouhodobou čitelnost a prokazatelnost. Pro podnikatele to znamená, že pokud má data uložená v určitém formátu, musí sledovat, zda je tento formát v souvislosti s vývojem informačních technologií stále čitelný. V opačném případě je nutné data „překlopit“ do formátu, který čitelnost umožní. Pokud si samotný podnikatel neví rady, který formát použít, normy ISO některé formáty přímo doporučují (například formát PDF/A).

U papírové verze dokladu to platí obdobně. Pokud si podnikatel nejí jistý, zda například použitý inkoust během několika let archivace nezmizí, je vhodné, aby si pořídil opisy dokladů. Vyhne se tak zbytečnému sankcionování při kontrole z finančního úřadu.

Pro zajištění prokazatelnosti a věrohodnosti záznamů v technické podobě slouží dnes elektronické podpisy či značky. Zákon o DPH pak upřesňuje, že elektronický podpis nebo značka musí být založeny na kvalifikovaném (systémovém) certifikátu. Daňový doklad se také považuje za věrohodný, pokud je zaručena neporušenost obsahu elektronickou výměnou informací. U použitých certifikátů je však nutné obnovovat jejich platnost, neboť ta je limitována.

"Digitalizace dokumentů se začíná prosazovat," říká Vacek. Potvrzuje to i společnost Software602, která se mimo jiné zaměřuje na převod papírových dokladů do digitální podoby. "Dnes jsme v situaci, že pokud chcete odbourat papírování u jakéhokoliv typu procesu, prakticky vždycky najdete konkrétní organizaci, kde již takový krok proběhl," podotýká předseda představenstva této společnosti Richard Kaucký.

Jak archivovat jednotlivé doklady a dokumenty?

Účetní doklady
Podnikatel má ze zákona povinnost vést účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví). V souvislosti s touto povinností mu na základě provozních operací v podniku vznikají účetní doklady. Ty mohou mít podobu listinou, technickou či smíšenou. Doklady, které musí podnikatel podle § 31 zákona o účetnictví archivovat po konci účetního období, jsou:

účetní závěrka, výroční zpráva – 10 let
účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy – 5 let
účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví – 5 let

Dokumenty z oblasti personalistiky
Podnikatelé, kteří mají zaměstnance, musí také podle zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, vést odpovídající personální evidenci zejména v souvislosti s důchodovým pojištěním zaměstnanců. Archivovat se musí dokumenty od roku, který následuje po roce, kterého se dokumenty týkají:

stejnopisy evidenčních listů – 3 roky
mzdové listy, účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění – 30 let (u starobního důchodu pouze 10 let)
u obchodní společnosti (a obdobně i družstva) seznam společníků, členů statutárního orgánu, dozorčí rady a přehled, kdy tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti – 6 let (3 roky po zaplacení dlužného pojistného)

Daňové doklady
Podnikatelé – plátci daně z přidané hodnoty (DPH) – nesmí zapomenout založit do svého archivu také daňové doklady. Podle § 27 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, se pak takové doklady skladují 10 let od konce zdaňovacího období.

Ostatní dokumenty
Každý podnikatel zapsaný do obchodního rejstříku má podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, povinnost archivovat a umožnit výběr z těchto archiválií také u některých dokumentů strategičtější povahy.    - zdroj: Profit